Tổ Chức Activation

Để một chiến dịch Activation được triển khai có rất nhiều công việc cần phải thực hiện. Bởi vậy mà một báo giá Activation hoàn chỉnh sẽ bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau. Đây cũng chính là những yếu tố tạo ra sự chênh lệch trong báo giá activation mà các doanh nghiệp triển khai cần biết.

Địa điểm tổ chức

Activation thường được tổ chức ở các địa điểm có đông người qua lại như siêu thị, TTTM, chợ, trường học, đường phố công cộng,… Ở mỗi địa điểm này, bạn cần phải xin giấy phép và trả phí thuê vị trí tổ chức chương trình của mình. Còn nếu tổ chức tại chính cửa hàng, đại lý bán hàng, bạn sẽ tiết kiệm được khoản chi phí này.

Ví dụ trong một TTTM, tùy vào từng vị trí cụ thể (sảnh trung tâm, sảnh bên, giữa các gian hàng) hay quy mô, diện tích của khu vực tổ chức mà giá thuê sẽ khác nhau. Vì thế mà để cân đối báo giá activation cho chuẩn xác thì bạn hãy nghiên cứu, lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất.

Thời gian tổ chức

Yếu tố thứ hai cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến báo giá activation chính là thời gian tổ chức chương trình. Chiến dịch Activation diễn ra trong thời gian càng dài thì từ chi phí thuê địa điểm cho đến nhân sự cũng sẽ tăng lên.

Tùy theo mục đích của từng nhãn hàng mà thời gian tổ chức activation có thể được điều chỉnh khác nhau. Có chương trình activation diễn ra chỉ vài ngày, nhưng cũng có chiến dịch kéo dài vài tuần hay cả tháng. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức activation vào các ngày cuối tuần để gia tăng lượng khách hàng chứ không nhất thiết phải tổ chức liền mạch suốt cả tuần.

Báo giá booth activation

Khu vực booth trưng bày tổ chức được xem là “linh hồn” của chương trình activation. Đây chính là điểm nhấn thu hút và cũng là nơi để khách hàng dừng chân trải nghiệm cùng thương hiệu.

Mỗi doanh nghiệp, mỗi nhãn hàng sẽ có những yêu cầu riêng, cách thức thiết kế, trang trí và sản xuất các vật phẩm liên quan để làm cho khu vực booth quảng cáo của mình trở nên thu hút nhất. Do đó mà trong báo giá activation, chi phí sản xuất booth cũng không cố định. Giá thành được tính phải dựa theo thiết kế cụ thể, quy mô, kích thước. Ví dụ như các booth quảng cáo thiết kế 3D cầu kỳ hay cần lắp đặt thêm các thiết bị điện tử hỗ trợ sẽ có giá cao hơn loại booth phẳng thông thường.

Chi phí nhân sự

Nhân sự để triển khai Activation sẽ bao gồm có PG, PB đứng cạnh booth trưng bày để giới thiệu sản phẩm, mời khách hàng tham gia tương tác cùng người quản lý tổng xử lý những tình huống phát sinh, đào tạo PG, PB. Ngoài ra còn có thể có thêm một số bộ phận khác như: vận chuyển, lắp đặt, quản lý kho hàng,…

Ở mỗi vị trí, tùy theo từng yêu cầu của các nhãn hàng mà chi phí thuê nhân sự cũng sẽ khác nhau. Ví dụ như nếu bạn thuê PG, PB là sinh viên, chưa có kinh nghiệm thì chi phí sẽ rẻ hơn so với đội PB, PG chuyên nghiệp. Hay dựa theo tiêu chí về ngoại hình mà chi phí nhân sự trong báo giá activation cũng sẽ có sự thay đổi.

Các loại chi phí hậu cần

Như bạn đã thấy, có rất nhiều cách thức tổ chức Activation khác nhau. Tùy vào chương trình cụ thể mà sẽ có các loại chi phí cần liệt kê như: phí thiết kế, sản xuất booth, vật phẩm quảng cáo, trang trí khu vực trưng bày, phí quà tặng,… Điều này sẽ tạo ra sự khác biệt trong báo giá activation về phần chi phí hậu cần.

Các loại chi phí hậu cần trong chương trình activation có thể kể đến như chi phí vận chuyển, lắp đặt, lưu kho, chi phí vệ sinh khu vực tổ chức. Phần chi phí này tưởng chừng là nhỏ nhưng nếu không có sự tính toán hợp lý thì cũng có thể khiến ngân sách chạy activation bị cao lên khá nhiều.

Ngoài ra, các nhãn hàng nếu muốn quay phim hay chụp ảnh chuyên nghiệp về chương trình thì sẽ đưa ra yêu cầu riêng để bên tổ chức activation báo giá cụ thể.

Chi phí xin giấy phép tổ chức

Trong báo giá activation, ở từng địa điểm cụ thể mà sẽ có chi phí xin giấy phép tổ chức khác nhau. Ví dụ như ở trong các siêu thị, TTTM, giá thuê thường đã bao gồm chi phí xin giấy phép, doanh nghiệp đầu tư chỉ cần chuẩn bị các loại giấy tờ kinh doanh có liên quan. Nhưng với các địa điểm công cộng như tổ chức activation ở phố đi bộ thì quy trình xin giấy phép sẽ phức tạp hơn khá nhiều.

Báo giá Activation sẽ được xây dựng thông qua các yếu tố kể trên đây. Như vậy, báo giá chạy Activation không có mức cố định. Doanh nghiệp có thể cân chỉnh để xây dựng kịch bản và điều phối nhân sự, địa điểm cùng thời gian tổ chức phù hợp cho ngân sách của mình.

Tổ chức Activation không khó nhưng cần đủ kinh nghiệm, thời gian và công sức để tổ chức được. Dưới đây là quy trình tổ chức Activation cơ bản:

Bước 1: Xác định mong muốn và mục tiêu truyền thông 

Bước 2: Lên kịch bản chạy Activation gồm: ý tưởng, thời gian, địa điểm, số lượng phương tiện và các tuyến đường Activation

Bước 3: Dự trù thời gian và nắm rõ các bước xin giấy phép từ cơ quan chức năng, Sở Văn hóa và Thể thao cũng như các bên liên quan.

Bước 4: Chuẩn bị nhân sự tham gia gồm có PG hoặc PB, nhân sự quản lý điều phối, nhân sự quay chụp

Bước 5: Tiến hành sản xuất và trang trí các phương tiện tham gia Activation

Bước 6: Trong quá trình triển khai chiến dịch cần có điều phối viên đi cùng để nhanh chóng hỗ trợ và giải quyết các tình huống phát sinh.

Bước 7: Nghiệm thu dự án, hiệu quả đạt được, các ấn phẩm truyền thông gồm video và hình ảnh. 

CÔNG TY TNHH DU LỊCH INTOUR

ĐT/ Zalo: 0979 655 373 – 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: tourdulichteambuilding.com

Facebook: https://www.facebook.com/Dulichintour

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UC7ML13lpRv2nxsWPGq9ddaw/videos

***Tặng đoàn: Video + Dựng Clip toàn chương trình